Kas kecil merupakan dana yang digunakan untuk membiayai pengeluaran rutin perusahaan yang jumlahnya relatif kecil, seperti pembelian alat tulis, biaya transportasi, atau kebutuhan kantor lainnya. Pencatatan jurnal kas kecil sangat penting untuk menjaga transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan dana tersebut.
Artikel ini akan membahas delapan cara membuat jurnal kas kecil yang baik dan benar untuk memudahkan Anda dalam mengelola keuangan perusahaan.
Daftar isi
1. Tentukan Kebijakan Kas Kecil
- Deskripsi: Langkah pertama adalah menentukan kebijakan kas kecil, seperti jumlah dana kas kecil yang akan disediakan dan siapa yang bertanggung jawab atas penggunaannya. Kebijakan ini harus dibuat secara tertulis dan disetujui oleh manajemen.
- Tips: Sesuaikan jumlah kas kecil dengan kebutuhan operasional harian perusahaan untuk menghindari kekurangan atau kelebihan dana.
2. Buat Buku Kas Kecil
- Deskripsi: Buku kas kecil digunakan untuk mencatat semua transaksi yang berkaitan dengan penggunaan kas kecil. Buku ini bisa berbentuk fisik atau digital, tergantung preferensi perusahaan.
- Tips: Pastikan buku kas kecil selalu diisi setiap kali ada transaksi agar tidak ada pengeluaran yang terlewatkan.
3. Catat Setiap Pengeluaran dengan Detail
- Deskripsi: Setiap pengeluaran kas kecil harus dicatat dengan lengkap, termasuk tanggal, jumlah, deskripsi pengeluaran, dan nama penerima. Ini akan memudahkan dalam audit dan kontrol keuangan.
- Tips: Gunakan struk atau bukti pembayaran sebagai lampiran untuk setiap catatan pengeluaran.
4. Lakukan Rekonsiliasi Kas Kecil Secara Berkala
- Deskripsi: Rekonsiliasi dilakukan untuk memastikan bahwa jumlah kas kecil yang tercatat sesuai dengan saldo fisik yang ada. Ini harus dilakukan secara berkala, misalnya setiap minggu atau bulan.
- Tips: Selalu periksa ulang jumlah kas kecil fisik dengan jumlah yang tercatat di buku kas kecil untuk memastikan tidak ada kesalahan.
5. Gunakan Sistem Imprest
- Deskripsi: Sistem imprest adalah metode di mana jumlah kas kecil yang diberikan kepada bagian tertentu harus dipertanggungjawabkan sepenuhnya sebelum menerima tambahan dana baru. Ini membantu menjaga akurasi dalam pencatatan.
- Tips: Terapkan sistem ini untuk menghindari penggunaan dana yang tidak terkendali dan memastikan akuntabilitas penggunaan dana kas kecil.
6. Susun Jurnal Kas Kecil
- Deskripsi: Setiap transaksi kas kecil harus dicatat dalam jurnal kas kecil dengan format yang benar, yaitu mencatat debit dan kredit dari setiap transaksi. Pastikan total debit dan kredit selalu seimbang.
- Tips: Gunakan software akuntansi jika memungkinkan untuk memudahkan pencatatan dan perhitungan.
7. Lakukan Audit Kas Kecil
- Deskripsi: Audit kas kecil dilakukan untuk memeriksa apakah semua transaksi tercatat dengan benar dan tidak ada penyalahgunaan dana. Ini bisa dilakukan oleh bagian akuntansi atau auditor internal.
- Tips: Lakukan audit secara acak untuk memastikan bahwa setiap transaksi dilakukan dengan jujur dan sesuai prosedur.
8. Laporkan Hasil Penggunaan Kas Kecil
- Deskripsi: Buat laporan penggunaan kas kecil secara rutin dan laporkan kepada manajemen. Laporan ini harus mencakup semua pengeluaran, saldo akhir, dan catatan khusus jika ada penyimpangan.
- Tips: Sertakan bukti-bukti pendukung seperti struk dan nota dalam laporan untuk memperkuat akurasi pencatatan.
Tips Lainnya
- Simpan Bukti Pengeluaran dengan Rapi: Simpan semua struk dan bukti pengeluaran kas kecil dalam satu tempat agar mudah ditemukan saat audit.
- Gunakan Aplikasi Keuangan: Gunakan aplikasi keuangan untuk mencatat dan mengelola kas kecil secara digital, sehingga lebih praktis dan efisien.
- Beri Pelatihan kepada Karyawan: Beri pelatihan tentang cara mencatat kas kecil yang benar kepada karyawan yang bertanggung jawab untuk menghindari kesalahan pencatatan.
- Batasi Penggunaan Kas Kecil: Tetapkan batasan jumlah pengeluaran kas kecil untuk mencegah penggunaan dana yang berlebihan.
- Evaluasi Kebijakan Kas Kecil Secara Berkala: Evaluasi kebijakan kas kecil secara rutin untuk memastikan bahwa kebijakan tersebut masih relevan dengan kondisi perusahaan.
Penutup
Pencatatan kas kecil yang baik akan membantu perusahaan dalam mengontrol pengeluaran rutin dan menjaga keuangan tetap transparan. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat memastikan bahwa dana kas kecil digunakan dengan efektif dan tercatat dengan benar. Dikutip dari inicirebon dan PoltekSCI mengenai aplikasi membuat jurnal.
FAQs
- Apa yang dimaksud dengan jurnal kas kecil?
Jurnal kas kecil adalah pencatatan semua transaksi yang berkaitan dengan penggunaan dana kas kecil dalam perusahaan. - Mengapa penting mencatat kas kecil secara detail?
Pencatatan yang detail membantu memastikan bahwa semua pengeluaran tercatat dengan benar dan dapat dipertanggungjawabkan, serta mencegah penyalahgunaan dana. - Bagaimana cara memastikan saldo kas kecil selalu akurat?
Lakukan rekonsiliasi secara berkala dan pastikan setiap transaksi dicatat segera setelah terjadi. - Apa itu sistem imprest dalam pengelolaan kas kecil?
Sistem imprest adalah metode di mana jumlah kas kecil yang diberikan harus dipertanggungjawabkan sepenuhnya sebelum menerima tambahan dana baru. - Bagaimana cara melakukan audit kas kecil?
Audit kas kecil dilakukan dengan memeriksa catatan transaksi, saldo fisik, dan bukti pengeluaran untuk memastikan semua tercatat dengan benar.